どうも、ぽっぽです。
スプレッドシートはグーグルが無料で提供している表計算のウエブサービスです。
グーグルアカウントを取得してログインすれば、様々なグーグルのサービスが利用出来ます。スプレッドシートもその一つです。
僕が利用して便利だった機能を紹介します。
利用する条件
利用する条件は下記です。
- ウエブブラウザ
- インターネットへの接続
- グーグルアカウントを持っている
この記事を閲覧されている人は、ウェブブラウザやインターネットへの接続は問題ないと思います。
よって、グーグルのアカウントさえ取得すればスプレッドシートは利用できます。
メリット
グーグルのアカウントさえあれば、パソコン、スマホ、タブレットなどブラウザが使えればどんな端末からでも利用可能です。
さらに他の特別なアプリのインストールは不要です。
使い始めるハードルはかなり低くすぐ利用を始めることが出来ると思います。
データ入力規則の活用
表計算ソフトは表形式で情報を整理するのに使われるため、項目が決定すると、どんな形式で入力されるかがあらかじめ決まることがあります。
最初から形式が分かっている場合に、事前に定義することが出来ます。これはデータ入力規則という機能です。
日付型
日付を入力していることが決まっている場合、セルに日付型をデータ入力規則で設定します。
すると、入力時にカレンダーが表示されます。カレンダーが表示されるこで、ありえない日付などの誤入力を防ぐ事ができます。
誤入力とは例えば、うるう年や月末が３１日まであるかどうかなどうっかり間違える場合です。
- 日付を入力するセルを選択します。
- メニューから、データー＞データの入力規則を選択します。
- セル範囲は、事前に選択したセルとなっています。変更することも出来ます。
- 条件に、日付を選択します。
- 保存をクリックします。
リスト型
選択肢が決まっている場合、候補を表示して入力することです。
入力時に、選択肢が表示されます。直接入力だと同じ意味の文字列だったり、誤入力を防ぐ事ができます。
具体例としては、性別（男・女）や国名などです。
例えば日本とジャパンは同じ意味です。選択肢に日本しかなければジャパンと入力されることはありません。
- リスト形式にするセルを選択します。
- メニューから、データー＞データの入力規則を選択します。
- セル範囲は、事前に選択したセルとなっています。変更することも出来ます。
- 条件に、日付を選択します。
- 保存をクリックします。
共有機能
共有することで他の人と協業して作業すること出来ます。
共有出来ない例として、あるファイルを複数の人で協業する場合です。
作業者Aが作業中であれば、ファイルが作業者Aのもので誰も編集出来ません。作業を終えて作業者Bにファイルを渡して作業を開始するという流れになります。
スプレッドシートの場合、データがクラウドに保存されるます。ファイルという概念がありません。
作業者Aが編集中に作業者Bも同時期に編集することが出来ます。
コメント機能
協業で必要な機能の一つに、コメント機能があります。データ自体を編集するのでなく、データが格納されているセルに対してコメントをつけ、注意を促すものです。
または、データを入力した人が、データの入力意図をコメントとして残す場合もあるでしょう。
コメントを確認したら、データを再編集するなど、協業作業がスムーズに行えます。
通知ルール機能
共有しているスプレッドシート上に作業者Bが編集を行った場合、リアルタイムで作業者Aがスプレッドシートを見ているとは限りません。
そこで、通知ルールを設定すると、ルールに従ってメールで通知を受信することが出来ます。
いかがでしたでしょうか。
表計算ソフトで出来る一般的な機能は概ね揃っています。活用してみてはいかがですか。
